PROOF | change communication & employee alignment

READ THE ENGLISH VERSION

Kansen op het gebied van onboarding

‘Als direct aan het begin van een dienstverband wordt gewerkt aan binding tussen medewerker en werkgever, biedt dat voordelen voor de toekomst. Deze binding vormt namelijk de basis van alignment. Een medewerker die zich verbonden en betrokken voelt, committeert zich sneller aan het behalen van de organisatiedoelstellingen. Hij is dan eerder geneigd om een gedreven bijdrage te leveren aan strategische doelstellingen.’

Sascha Becker, Head of Strategy PROOF

Een warm welkom van nieuwe medewerkers is veel waard

Kansen op het gebied van onboarding

Zodra het contract getekend wordt, ontstaat een wisselwerking tussen de verlangens van de organisatie en de verlangens van de nieuwe medewerker. De organisatie brengt de medewerker het liefst zo snel mogelijk op stoom. De nieuwe medewerker voelt zich graag welkom en ziet het liefst dat het beeld dat hij heeft gekregen tijdens de sollicitatieprocedure, nu ook bevestigd wordt. Een reden te meer om interne communicatie en arbeidsmarktcommunicatie goed te integreren. Afgelopen paar jaar is al veel gebeurd op het gebied van onboarding. In de dagelijkse praktijk zien we echter ook dat nog teveel kansen blijven liggen.

De eerste indruk is bepalend
Dat de eerste indruk van bepalend is, geldt niet alleen voor een sollicatiegesprek. Uit onderzoek van HR-magazine ERE Media, blijkt dat een derde van nieuwe medewerkers binnen een week al weet of ze lang bij de organisatie wil blijven werken. Hetzelfde onderzoek brengt ook naar voren dat een derde van alle nieuwe medewerkers binnen zes maanden de organisatie alweer verlaat. Daarom heeft de organisatie er alle belang bij om ervoor te zorgen dat een medewerker zich thuis voelt bij de organisatie, door hem goed welkom te heten en hem direct bekend te maken met alle facetten van de organisatie. De snelle uitstroom van medewerkers wordt zo niet voorkomen, maar wel beperkt. Dat is belangrijk, omdat het vervangen van een medewerker de organisatie veel tijd, inspanning en (daardoor) ook veel geld kost.

De kosten op een rij
Verlaat een medewerker de organisatie snel, dan kost dat veel geld.

  • De kosten die gemaakt worden om een nieuwe medewerker aan te nemen – advertentiekosten, sollicitatiegesprekken, screening van de nieuwe kandidaat.
  • De kosten van een onboardingprogramma – de noodzakelijke trainingen die een nieuwe kandidaat krijgt en de tijd die een manager of collega investeert in het begeleiden van een nieuwe kandidaat.
  • Het verlies van productiviteit – gemiddeld gezien zijn nieuwe medewerkers pas na één jaar net zo productief als degene die zij vervangen.
  • Het verlies van betrokkenheid – hoog verloop kan leiden tot frustratie of moedeloosheid bij andere collega’s, met als gevolg een lagere betrokkenheid of productiviteit.
  • Toenemende werkdruk – vertrek van collega’s kan leiden tot een hogere werkdruk voor andere collega’s. Dit zorgt mogelijk voor overbelasting en voor minder kwaliteit.
  • Culturele impact – collega’s kunnen zich bij een hoog verloop afvragen waarom zoveel mensen de organisatie verlaten.

De fases van onboarding
Op het moment dat organisatie en kandidaat een contract aangaan, start het onboardingproces. Dat is onder te verdelen in een aantal periodes: de periode tot de eerste werkdag, de eerste werkdag en de eerste 30, 60 en 100 dagen.

Tot de eerste werkdag
Omdat niet iedere kandidaat direct kan beginnen, zit er tijd tussen het tekenen van het contract en de eerste werkdag. In deze periode worden nieuwe medewerkers idealiter verder geïnformeerd over de organisatie en geënthousiasmeerd voor hun nieuwe stap. Deze periode is al onderdeel van het onboardingprogramma.

De eerste werkdag
De eerste werkdag is cruciaal. De ontvangst is bepalend voor de beeldvorming van de medewerker. Hoe wordt hij welkom geheten? Is de werkplek gereed? Zijn alle faciliteiten geregeld? Neemt iemand de tijd om hem rond te leiden?

De eerste 30 dagen
De eerste dertig dagen staan voor acclimatiseren en kennismaken. De nieuwe medewerker wordt ingewerkt, leert iedereen kennen en wordt persoonlijk meegenomen in waar de organisatie voor staat, wat ze ambieert en hoe ze daar gaat komen. De nieuwe medewerker bespreekt met zijn collega’s en manager hoe hij hieraan zijn invulling kan geven.

De eerste 60 dagen
De volgende dertig dagen zijn voor educatie. Een goed onboardingprogramma faciliteert de nieuwe medewerker, zodat hij binnen zestig dagen weet wat de strategie van de organisatie is en wat er van hem verwacht wordt. Hij wordt getraind in zijn werk. Veel organisaties doen dat met een fysiek of digitaal onboardingprogramma. Met gerichte trainingen, met persoonlijke begeleiding, met een digitaal platform of met gamification.

De eerste 100 dagen
Het streven is dat een nieuwe medewerker na 100 dagen volledig is ingewerkt en helemaal op stoom is.

Hoe kunnen Communicatie en HR bijdragen aan een goede onboarding?
Een goed onboardingtraject valt of staat bij de samenwerking tussen HR en Communicatie. Zo krijgen alle inspanningen meer effect. Welke inhoud het onboardingprogramma heeft, verschilt per organisatie. Iedere organisatie heeft een eigen cultuur en bijbehorende waarden. Communicatie en HR bepalen samen met de manager hoe de onboarding eruit ziet. Uitgangspunt van het onboardingprogramma is het verhaal van de organisatie, inclusief haar waarden. Alles wat binnen het programma gebeurt, moet daarop gebaseerd zijn. Dat geldt voor informatie die de medewerker krijgt over de organisatie en haar doelstellingen, maar ook voor de training die medewerkers in deze fase krijgen.

5 succesfactoren voor een goede onboarding
Denk in deze boardingfase aan de volgende succesfactoren die wij al veelvuldig in onze praktijk hebben toegepast:

  1. Een klein gebaar doet veel – een persoonlijk welkom met een bloemetje en oprechte interesse van collega’s voor of op de eerste werkdag zorgt ervoor dat de medewerker zich meteen thuis voelt. Het doet veel voor de beeldvorming van de nieuwe collega en draagt op termijn bij aan de motivatie en betrokkenheid bij de organisatie.
  2. Ga de dialoog aan – een belangrijk aspect in het betrekken van nieuwe medewerkers bij het organisatieverhaal, is dialoog. Open staan voor de inbreng van de nieuwe medewerker kan leiden tot nieuwe inzichten, nieuwe ideeën of een nieuwe invulling van het werk. Bedenk daarbij ook dat onboarding niet alleen voor nieuwe mensen is, ook de collega’s van een nieuwe medewerkers willen graag kennis maken.
  3. Manage verwachtingen – maak direct duidelijk wat de medewerker tijdens de onboarding kan verwachten en wat er van de medewerker wordt verwacht.
  4. Zorg ervoor dat alles optelt – zodra Communicatie en HR samen het onboardingprogramma opstellen, zorg dan voor consistentie in boodschappen. Onboarding is dé kans om op een goede manier te beginnen aan alignment van de medewerker. De activiteiten tijdens de onboarding dragen allemaal bij aan hoe de medewerker zijn werk invult. Het is dus wel zo efficiënt en effectief om dit geïntegreerd aan te pakken. En zowel online- als offline te combineren. En uiteraard meetbaar en schaalbaar te maken.
  5. Zorg ook voor een goed vervolg – als een goede onboarding is geregeld, denk dan ook na over een goed vervolg en dat nieuwe mensen worden geholpen in het opbouwen van een netwerk.

Meer weten?
Bel Sascha Becker. Hij vertelt graag meer en laat met nog meer plezier aansprekende cases zien.

 

Veemarkt 135
1019 CC Amsterdam
The Netherlands

+31 20 521 39 80
info@proof.nl
46 New Broad Street
London, EC2M 1JH
United Kingdom

info@proof-agency.com
Keep in touch with us